Wie Betriebsprüfer Online-Banking-Unterlagen prüfen!

Gastartikel von Jakob Linnemann

Der Trend, die Bankgeschäfte über Online-Banking abzuwickeln, steigt und immer mehr Privatpersonen und vor allem Unternehmen steigen um in die digitale Datenwelt in Bezug auf die Bankgeschäfte. Es gibt zurzeit einige Banken, die sehr günstige Online-Geschäftskonten anbieten. Der Haken dabei ist, dass sie keine Papier-Kontoauszüge versenden. Und das sieht der Betriebsprüfer vom Finanzamt gar nicht gerne. Diese müssen nämlich vorhanden sein!

Papierloses Büro

Ein Mandant von mir, ich nenne ihn hier Herr Mustermann, hat sich vor vier Jahren als Internet Marketer selbständig gemacht. Er war und ist begeistert von der digitalen Welt. Sein Büro hat er papierlos organisiert. Seine Ablage hat er ordentlich in einem Archivprogramm gespeichert, wo er jederzeit in Sekundenschnelle seine Unterlagen finden kann. Er braucht nur ein Stichwort eingeben, z. B. Softwareprogramm, und sofort hat er alle Vorgänge mit Softwareprogrammen auf seinem Bildschirm.

2014.05.26_Kontoauszug_Fotolia_48786463Somit hat er auch seine Buchungsunterlagen digital archiviert, auch die Bankauszüge. Bei einer Betriebsprüfung war das ein großes Problem.

Betriebsprüfer wollen Papier-Kontoauszüge

Herr Mustermann hat von seiner Bank die Kontoauszüge im PDF-Format per E-Mail erhalten. Diese archivierte er in einem Dokumentenablagesystem auf dem Server. Er meinte, dass er damit den Aufbewahrungspflichten genüge getan hat. Der Betriebsprüfer war anderer Meinung  und hat es moniert.

„Denn für eine steuerliche Anerkennung elektronischer Kontoauszüge ist es zwingend erforderlich, dass die Datei mit den Kontoauszugsdaten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert wird.“ (Quelle: SteuerSparMagazin)

Da die ausgedruckten oder als PDF gespeicherte elektronische Kontoauszüge leicht technisch manipulierbar sind, wird ist die Messlatte hier besonders hoch.

Herr Mustermann hat gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherbuchführung verstoßen. Der Betriebsprüfer hat daraufhin Einnahmen zu den gebuchten Umsätzen geschätzt. Dadurch drohte Herrn Mustermann eine hohe Steuernachzahlung.

Neue elektronische-Kontoauszüge konnte Schaden abwenden

Da der Betriebsprüfer entweder neue Papier-Kontoauszüge oder elektronische Kontoauszüge  verlangte, hat Herr Mustermann von seiner Bank elektronisch auswertbare Kontoauszüge angefordert und erhalten. Mit der Abspeicherung elektronisch auswertbare Kontoauszüge ist das Finanzamt einverstanden. Somit konnte Herr Mustermann die Hinzu-Schätzung der Einnahmen verhindern. Die hohen Gebühren seiner Bank zahlte er jedoch ungerne, doch es blieb ihm ja nichts anderes übrig.

Von elektronischen zu Papier-Kontoauszüge?

Die Abhängigkeit von seiner Bank gefiel Herrn Mustermann nicht. Während der gesamten Aufbewahrungszeit muss er die Kontoauszugs-Daten erhalten können. Außerdem stören ihn auch die hohen Gebühren.

In einer Verwaltungsanweisung wird daraufhin hingewiesen, dass die elektronischen Kontoauszüge nicht beanstandet werden, wenn „die Übermittlung und Speicherung eines digital signierten elektronischen Kontoauszugs stattfindet.“ (Quelle: SteuerSparMagazin)

Natürlich muss die digitale Signatur hinterlegt sein. Damit kann man beweisen, dass die gespeicherten Kontoauszüge echt sind. Die Bank lässt sich diese Dienstleistung selbstverständlich auch bezahlen. Und das stört Herrn Mustermann enorm.

Die Lösung wäre also, dass neben der digitalen Archivierung die Papier-Kontoauszüge aufbewahrt werden. Das ist in der Regel kostenlos.

So ganz ohne Papier geht`s doch nicht, oder doch?

Doch, es geht auch ohne Papier. Mit dem richtigen Finanzbuchhaltung-Softwareprogramm gibt es eine Rechtssicherheit. Im § 147 Abgabenordnung (AO) „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“ steht wörtlich:

„Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlagen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.“

Diese Voraussetzungen erfüllen einige Finanzbuchhaltungen, z. B. DATAC24. Somit geht es auch ohne Papier. Herr Mustermann ist und bleibt jetzt papierlos!

Quelle: SteuerSparMagazin

Mit besten Grüßen

Jakob Linnemann

Bild Jakob Linnemann

Jakob Linnemann

Jakob Linnemann ist seit 1989 selbständig tätig als Unternehmensberater und selbständiger Buchhalter. Anfangs in Rechtsform eines Einzelunternehmers, jetzt in Rechtsform einer GmbH. Er ist geschäftsführender Gesellschafter bei der LiFoS GmbH. Er hat Betriebswirtschaft mit dem Schwerpunkt Rechnungswesen und Steuern studiert. Seit 1999 ist Jakob Linnemann auch in der Erwachsenen-Bildung bei verschiedenen Bildungsinstituten und bei der IHK als freiberuflicher Dozent für Rechnungswesen und Steuern tätig.

Jakob Linnemann auf Spreadmind

1 Kommentar zu Wie Betriebsprüfer Online-Banking-Unterlagen prüfen!

  1. Sehr informativ, zumal mittlerweile immer mehr Betriebsprüfer auf diese Weise zurückgreifen. So kann man sich einen Überblick verschaffen, wie das ganze tatsächlich erfolgt.

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