Warum ist Buchführung so wichtig?

Gastartikel von Jakob Linnemann

Gewinn und VerlustPraktiker sagen: Wer seine Buchführung im Griff hat, hat auch sein Unternehmen im Griff. Eine ordentliche Buchführung informiert über die Ertragslage und die finanzielle Situation eines Unternehmens. Sie ist Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Das betriebliche Rechnungswesen zeichnet lückenlos alle Geschäftsvorfälle auf.

Betriebliches Rechnungswesen

Zum betriebliches Rechnungswesen gehören:

  • Buchführung oder Buchhaltung: Welche Einnahmen und Ausgaben haben wir im Unternehmen? Wie viel Vermögen und wie viele Schulden haben wir im Unternehmen?
  • Liquiditätsplanung: Kann unser Unternehmen seine Schulden pünktlich begleichen?
  • Kostenrechnung (= Betriebsbuchhaltung): Wirtschaftet z.B. der Bereich Software-Entwicklung kostendeckend?
  • betriebliche Statistik oder Informationssystem. Beispiel: Welche Umsatzanteile hatten die wichtigsten Kunden in den vergangenen drei Jahren?
  • Unternehmensplanung: Wie entwickelt sich unser Finanzergebnis in den kommenden zwölf Monaten?

Der Blick nach innen: Info-Pool für Unternehmer

Das betriebliche Rechnungswesen ist die wichtigste Informationsquelle für die Unternehmerin bzw. den Unternehmer: über die Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätssituation des Unternehmens. Diese Informationen sind die Grundlage für die tägliche Planungs- und Entscheidungsarbeit, z.B. für die Preiskalkulation oder die Planung des Angebotssortiments.

Wichtiger Bestandteil des Rechnungswesens ist die Buchführung. Sie liefert das Zahlen-Fundament für alle anderen Teile des betrieblichen Rechnungswesens. Dabei sollten diese Zahlen möglichst aktuell sein. Die Buchführung informiert über:

  • die Art und Höhe der Forderungen und Verbindlichkeiten (Zeitraum: aktueller Monat)
  • die Geschäftsentwicklung (Zeitraum: aktueller Monat, aktuelles Quartal sowie gleicher Monat im Vorjahr). Mit den Informationen über die Geschäftsentwicklung lassen sich dann z.B. folgende Fragen des Rechnungswesens beantworten:
  • Wie hoch sind die Umsatzerlöse, bezogen auf die genannten Zeiträume?
  • Haben die Einnahmen die Ausgaben gedeckt?
  • Mit welchen Kunden wurden welche Umsätze erreicht?
  • Welche Ausgaben sind in den Teilperioden angefallen?
  • Wie ist die Liquidität des Unternehmens? Wie wird sie sich entwickeln?
  • Für welche Ausgangsrechnungen ist noch kein Zahlungseingang zu verzeichnen (offene Posten)?

Blick nach außen: Finanzamt, Kreditinstitute

Banken oder Sparkassen werden einem Unternehmen nur dann Kredite gewähren, wenn das Unternehmen kreditwürdig ist. Dies lässt sich im Wesentlichen aus den Zahlen der  Buchführung ablesen. Die Buchführung ist vor allem auch aus steuerrechtlichen Gründen,  also für das Finanzamt, erforderlich. Aus den hier verbuchten Ausgaben und Einnahmen werden die Steuern für das Unternehmen berechnet: u.a. Umsatzsteuer (bei Umsatzsteuerpflicht), Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer und Einkommensteuer.

Daten aus der Buchhaltung müssen daher stets nachprüfbar sein. Das bedeutet: Jede eingetragene Aus- oder Einzahlung muss mit Belegen (Rechnungen, Quittungen) nachgewiesen werden können.

Buchungen und Belege müssen zu folgenden Zwecken ausgewertet werden:

  • Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen
  • Einnahmen- und Ausgabenrechnung: Ermittlung von Gewinn oder Verlust bei der einfachen Buchführung
  • Gewinn-und-Verlust-Rechnung: Ermittlung von Gewinn oder Verlust bei der doppelten Buchführung
  • Bilanz: Ermittlung des Vermögens und der Schulden bei der doppelten Buchführung

Buchführungspflicht

Eine Reihe von Unternehmerinnen und Unternehmern unterliegt der gesetzlichen Buchführungspflicht (nach Handelsgesetzbuch oder Steuerrecht). Sie müssen eine komplette doppelte Buchführung samt Jahresabschluss mit Gewinn-und-Verlust–Rechnung vorweisen. Dazu gehören:

Alle Kaufleute

Kaufleute sind alle Unternehmer, die ein selbständiges Handelsgewerbe betreiben. Ausnahme: Ihr Unternehmen erfordert nicht „nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb“ (Handelsgesetzbuch). Im Klartext: Wer sehr einfach strukturierte, überschaubare und transparente Geschäftsbeziehungen hat, muss auch bei größerem Umsatz kein Kaufmann sein, ebenso wie ausgesprochenes Kleingewerbe (z.B. ein kleiner Tabakladen). Wer es aber mit einer großen Zahl von Waren und Lieferanten zu tun hat oder umfangreiche Ein- oder Verkäufe auf Kredit vornimmt, wird meist Kaufmann sein müssen, wie z.B. (meist) jeder Lebensmittelhändler (Infos bei jeder IHK). Typische Rechtsformen sind z.B.:

  • Einzelunternehmen, OHG, KG
  • alle Kapitalgesellschaften (GmbH, Unternehmergesellschaft [haftungsbeschränkt], Limited, AG)

Aber: Einzelkaufleute, die zwei Geschäftsjahre hintereinander nicht mehr als 500.000 Euro Umsatzerlöse und 50.000 Euro Jahresüberschuss haben, werden künftig von der Buchführungspflicht befreit („Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz“).

Nicht-Kaufleute

Sie sind unter folgenden Bedingungen trotzdem zur Buchführung verpflichtet:

  • wenn der Gewinn aus Gewerbebetrieb 50.000 Euro im Wirtschaftsjahr übersteigt oder
  • wenn die Umsätze 500.000 Euro im Kalenderjahr übersteigen;
  • wenn sich Personengesellschaften oder Einzelunternehmen freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen.

Gewerbetreibende ohne Eintragungspflicht in das Handelsregister können sich, wenn sie wollen, als Kaufleute ins Handelsregister eintragen lassen (nicht Freiberufler). Wenn sie im Register stehen, sind sie Kaufleute mit allen Rechten und Pflichten, also auch der Buchführungspflicht.

Nicht buchführungspflichtig sind

  • alle anderen Nicht-Kaufleute
  • alle anderen Betriebe der Land-und Forstwirtschaft
  • Freiberufler

Für sie gilt: Unternehmerinnen oder Unternehmer, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen, sollten dies deshalb nicht auf die leichte Schulter nehmen. Auch wenn sie nicht buchführungspflichtig sind, müssen sie trotzdem ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben aufzeichnen.

Seit 2008 ist die einfache Buchführung für Unternehmen mit Gewinn unter 50.000 Euro und Umsatz bis 500.000 Euro möglich.

Einnahmen und Ausgaben

Verletzung der Buchführungspflicht

Wer seiner Buchführungspflicht nicht nachkommt (z.B. durch verspätete oder fehlende Buchungen, fehlende Belege usw.), wird zwar nicht unmittelbar bestraft. Er muss aber (wie jeder Unternehmer, der seine Buchführung schleifen lässt) mit erhöhten finanziellen Belastungen rechnen: z.B. durch hohe Steuerschätzungen des Finanzamts, das zur Steuerfestsetzung keine konkreten Zahlen zur Verfügung hat, zudem durch Säumniszuschläge sowie ggf. Steuernachzahlungen plus Zinsen.

Prüfpflicht

Mittlere und große Kapitalgesellschaften müssen außerdem ihre Buchführung (und auch die Jahresabschlüsse usw.) jährlich durch einen Wirtschaftsprüfer kontrollieren lassen. Dies ist in der Regel mit nicht unerheblichen Kosten verbunden. Diese Prüfpflicht besteht für alle Unternehmen (HGB § 316), die mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllen (HGB § 267):

  • Bilanzsumme größer als 4,84 Mio.Euro
  • Umsatz höher als 9,68 Mio. Euro
  • mehr als 50 Arbeitnehmer

Publizitätspflicht

Sie gilt für alle Kapitalgesellschaften. Dabei wird auch hier zwischen kleinen und mittleren bzw. großen Gesellschaften unterschieden. Dafür gelten dieselben Kriterien wie für die Prüfpflicht.

  • Kleine Kapitalgesellschaften müssen in jedem Falle ihre Bilanz plus Anhang (Erläuterungen zur Bilanz) beim elektronischen Bundesanzeiger einreichen, die hier jederzeit eingesehen werden kann.
  • Mittlere und große Kapitalgesellschaften müssen – je nach Größe – zusätzliche Informationen publizieren (elektronisches Unternehmensregister, elektronischer Bundesanzeiger).

Hilfe bei der Buchführung

Viele Existenzgründer erledigen ihre Buchführung zu Beginn selbst. Dies ist – auf Dauer – nicht immer empfehlenswert, da sie ihre Zeit vor allem für Akquise und Marketing nutzen sollten. Außerdem sieht ein objektiver Beobachter womöglich mehr.

Mit der Buchführung kann man einen externen Dienstleister (z.B. den Steuerberater oder ein Buchführungsbüro) beauftragen. Schauen Sie doch mal auf meine Webseite und informieren Sie sich über die Arbeit eines externen Dienstleisters.

Quelle: BMWi

Herzliche Grüße

Jakob Linnemann

Bild Jakob Linnemann

Jakob Linnemann

Jakob Linnemann ist seit 1989 selbständig tätig als Unternehmensberater und selbständiger Buchhalter. Anfangs in Rechtsform eines Einzelunternehmers, jetzt in Rechtsform einer GmbH. Er ist geschäftsführender Gesellschafter bei der LiFoS GmbH. Er hat Betriebswirtschaft mit dem Schwerpunkt Rechnungswesen und Steuern studiert. Seit 1999 ist Jakob Linnemann auch in der Erwachsenen-Bildung bei verschiedenen Bildungsinstituten und bei der IHK als freiberuflicher Dozent für Rechnungswesen und Steuern tätig.

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